השכירים מהווים את הרוב המכריע במשק העובד לפרנסתו והם מועסקים במקומות ציבוריים, פרטיים ועסקיים שונים. כל המקומות הללו חייבים לשלם שכר עבודה על בסיס חודשי שחייב להסתמך על חוקים שנקבעו על ידי הממשלה. ברור לכולם, כי השכר משתנה ממשרה למשרה אבל, יש חוקים בסיסיים שחייבים להתנהל על פיהם. בין היתר, מדובר על תשלום שכר מינימום, הפרשות פנסיוניות שונות, תשלום נסיעות, חופש, הבראה ועוד. הכנת תלושי שכר מתבצעת על ידי חשבי שכר הנעזרים בתוכנות מתקדמות המתעדכנות מעת לעת. הם ניזונים מנתונים שונים שנשלחים אליהם ממחלקת כוח האדם ומנתונים של שעוני נוכחות, וכל אלה ואחרים נוספים משוקללים בחישובי השכר.
תלוש שכר מורכב
תלוש השכר הינו מורכב. מצד אחד נרשמים הסכומים לזכות המועסק ומצד שני הניכויים השונים. כל הניכויים ובראשם מס הכנסה, ביטוח לאומי והפרשות פנסיוניות מצטברים לאחר הכנת המשכורות בדו"חות מרוכזים ואחד התפקידים של חשב השכר הוא לדווח עליהם. במקרים רבים, אחריות של חשבי השכר היא להעבירם למוסדות הנכונים. והם עושים זאת רק לאחר שמורשי החתימה חתמו עליהם. חשבי שכר שהם גם מורשי חתימה יכולים לבצע את התשלומים בעצמם. בעסקים רבים, חשב שכר שהינו גם האחראי על הכספים מרחיב כך את נפח התפקיד והופך אותו ליועץ דומיננטי למנכ"ל העסק, ובמקרים רבים גם ליד ימינו. חשב שכר חיצוני יבצע את תפקידו עם שיתוף פעולה מרבי עם הנהלת החשבונות של העסק או המוסד בו הוא מטפל.
חשיבות הנושא
עבודתם של חשבי השכר לא מסתיימת בסוף כל חודש אלא מתנהלת לאורך שנים. באחריותם חישוב פיצויי פיטורין על מרכיביהם השונים, וכן חישוב תשלומים מיוחדים שהמעביד מאשר לעובדים. חשיבות של הכנת שכר תקינה היא עצומה ויש לה משקל במערכת יחסי העבודה הפנים ארגונית וגם מול משרדי ממשלה חיצוניים. טעויות קריטיות בתלוש השכר או כאלו החוזרות ונשנות יגרמו להתמרמרות של העובדים ויערערו את מערכת העבודה הרגישה. שקט נפשי של העובדים חיוני להתנהלות תקינה. טעויות דיווח אל מול רשויות הגביה והאכיפה עלולים להוביל לקנסות, ובמקרים קיצוניים, לעימותים חריפים אף יותר.
עלויות מרכיב שכר עבודה
עלויות שכר העבודה הינן גבוהות מאוד, ובמקרים רבים, אף דומיננטיות. משום כך, מייחדים מנהלים רבים חשיבות מיוחדת לנושא והם שוכרים שירותי מומחים בתחום. בכל מאזן של חברה מייחדים משקל רב לשורת השכר, ובמקרים רבים, מסתמכים על הנתונים כדי לקבל החלטות אסטרטגיות כמו: הורדת רמת שכר, סגירת מחלקות, מעבר למיקור חוץ, הרחבת פעילות, תשלום דיווידנדים והטבות כספיות אחרות וכיוצא בזה. הנה כי כן, הכנת שכר יכולה להיות מרכיב צנוע וחשוב בכל המערכת אבל גם להפוך למרכיב דומיננטי. התנאי הבסיס הוא הכנת משכורות מדויקת ובהתאם לחוק. מומלץ להיעזר במשרדים מקצועיים המספקים שירותי חשבונאות שונים הכוללים חשבות שכר.