בהגדרה הכללית ביותר ובמובן הממוקד של העניין, מטרת תהליך של יעוץ עסקי היא לשפר את תוצאות העסק. כמובן שישנם מקרים בהם נדרש יועץ עסקי במטרה למכור את העסק, למזג אותו עם עסק אחר או אף לסגור אותו עם נזק מינימלי, מקרים בהם הצורך בשיפור תוצאות העסק קטן אם בכלל קיים, אולם בעניינים אלו לא נעסוק במאמר זה.
כל עסק מונע ממגוון רחב מאוד של גורמים פעילים שמשפיעים עליו במישרין או בעקיפין, גורמים מתוך העסק ומחוצה לו, גורמים עסקיים, רגולטוריים, פרטיים ואחרים. הוא מונע גם מהאופן שבו תופסים אותו בעלי העסק, מהציפיות העסקיות שלהם, מהיכולות שעומדות לרשותם ומהאילוצים שעומדים בפניהם.
גורמים כאלו יכולים לבוא בדמות משאבים פיזיים (כמו שטח אולם היצור, סוג מכונות היצור ואיכותן, מחשבים ותוכנות, כלי רכב, מיכון משרדי וכדומה), משאבים אנושיים (מנכ"ל, צוות המנהלים והעובדים), ספקים וקבלני משנה, לקוחות, בנקים, רשויות, מתחרים, פטנטים רשומים, אילוצים פיננסיים, יתרות מזומנים פנויות ועוד.
עסק מצליח יודע לקחת את כל מכלול המשאבים שעומדים לרשותו ולהפיק מהם את התועלת הגבוהה ביותר, בהתחשב כמובן באילוצים. במילים אחרות, עסק מצליח יידע לתפקד ביעילות ובאפקטיביות. האפקטיביות תדאג לוודא שהעסק עושה את המהלכים הנכונים והיעילות תדאג לוודא שאותם מהלכים נעשים גם בדרכים הנכונות. שילוב של יעילות ואפקטיביות יביאו את העסק למקסום יכולותיו ותפוקותיו.
יעוץ עסקי אמור לשמש כיד מכוונת
אולם על מנת שזה יקרה נדרשת יד מכוונת, כזו שיודעת לסייע בהגדרה מדויקת של יעדי העסק, במשאבים שנדרשים לו לצורך זה ובאופן הפעלתם. לבעלי העסק אין בדרך כלל את הידע והניסיון לקבוע את אלו וכאן נכנס לעניין יעוץ עסקי, שמבוצע ע"י יועץ שאמור להגיע עם הידע, הניסיון והתובנות, ללמוד את העסק ולגבש תוכנית פעולה שתייעל ותשפר את התנהלות העסק לצורך השגת היעדים במינימום משאבים נדרשים.
יועץ עסקי יתחיל בהבנת העסק והתנהלותו בכל המישורים: רכש, יצור, תפעול, ניהול מלאי, שיווק ומכירות, כספים וניהול. על יועץ עסקי מיומן לאתר את אותן בעיות שיוצרות כשלים בתהליכי העבודה ובזרימת המידע ולגבש פתרונות שיפתרו בעיות אלו. פתרון הבעיות יביא בהכרח להגדלת היעילות ורמת האפקטיביות ואלו ישליכו על השורה התחתונה בדוחות הרווח והפסד.
הבעיה מתחילה כאשר יעוץ עסקי מקפל בתוכו ידע בתחומים מסוימים ופחות באחרים. לדוגמא יועץ שיווקי שאינו בקיא בענייני כספים או בתחום הרכש והיצור. במקרים כאלו עלולות ההמלצות של היועץ לעמוד בקונפליקט ולעיתים אף בסתירה עם שיקולים מהותיים אחרים. כך לדוגמא, המלצה על מיתוג מחדש וקביעת אסטרטגיה שיווקית – עניינים אשר ללא ספק הינם בעלי משקל ומשמעות כספית גדולה, אינם יכולים להתקבל מבלי להתייחס ליכולות הפיננסיות של העסק לעמוד בהן שהרי אי הערכות פיננסית עלולה לגרום לנזק כספי גדול. באותו הקשר, קביעת תוכנית שיווק אגרסיבית לגיוס לקוחות בהיקף נרחב מבלי שנעשתה עבודת הכנה יסודית לגבי השינויים וההתאמות הנדרשים ממערך המכירות והשיווק עלולה לגרום בסופו של דבר לנזק תדמיתי כתוצאה מטיפול כושל בלקוחות פוטנציאליים.
במקרה אחר ייתכן מצב בו יעוץ עסקי יביא להמלצה על מיזוג של העסק עם עסק אחר ואולם המלצה שכזו, מבלי להתייחס לפן החשבונאי והמשפטי בכל הקשור לאופן מימוש העסקה עלולה לגרום לחבות מס גבוהה מאוד.
ולכן, הדרך ליישם תהליך של התייעלות חייבת להביא בחשבון את מכלול השיקולים שעשויים להשפיע על כל אחד ואחד מהמרכיבים של העסק. לא ניתן לזנוח חלקים רק משום שליועץ אין ניסיון מספק. במקרים כאלו חשוב לצרף אל צוות החשיבה גם יועצים בעלי הכשרה וניסיון מתחומים אחרים.