המטרה של תוכנית עסקית היא לקבוע מתווה ליישום של מיזם חדש, הקמת פרויקט חדש, הרחבת של עסק קיים, מיזוג בין עסקים וכיוצ"ב. תוכנית עסקית אמורה לקבוע את הדרך להוצאת המיזם מרמת הרעיון לרמת היישום, תוך כדי מתן התייחסות לכל שלבי הפעילות שבדרך. מתווה הפעילות והנגזרת העסקית שצפויה ממנה (תחזית המכירות) ייקבעו בסופו של דבר את הרווחיות הצפויה וממנה ניתן יהיה להחליט באם הסיכון שכרוך בהקמת המיזם והפעלתו מצדיק או שאינו מצדיק את התוצאות הצפויות.
ואולם הכנת תוכנית עסקית כרוכה במאמץ ובדרך כלל גם בהוצאות. ולכן, כצעד מקדמי נכון לבצע מספר בדיקות ותחשיבים בסיסיים, אשר יבוססו על נתונים ספציפיים אותם יש לאסוף ועל הנחות יסוד הרלוונטיות לבחינה מקדמית זו. בדיקות ותחשיבים אלו יאפשרו לבחון את מידת ההיתכנות של המיזם, את צורכי ההון הנדרשים (אשר הינם גבוהים בדרך כלל באופן משמעותי מסכום ההשקעה הראשוני), את נקודת האיזון שלו ואת פוטנציאל ההכנסות והרווח הנקי. התוצאות הללו יאפשרו לקבל החלטה באם נכון להעמיק את הפרטים ולגבש תוכנית עסקית מעמיקה ויסודית או שנכון לזנוח את הרעיון.
אמחיש את העניין בדוגמא. פנה אליי יזם שהתעניין בפתיחת בר במקום מסוים שבו חסרים ברים מסוג זה כאשר הביקוש מצד האוכלוסייה המתגוררות באזור קיים בהחלט. אותו יזם בחן את המקום ומצא אותו מתאים לצרכיו. הוא אסף וחישב את עלויות ההשקעה שיידרשו שכללו שיפוץ והתאמה של המקום, רכישת ציוד המטבח, תכנון והקמת הבר, רכישת הריהוט, השולחנות והכיסאות, רכישת המחשבים והתוכנות, המלאי וכל הציוד הנלווה. הוא גם אסף את מרכיבי ההוצאות השוטפות שכללו את שכר הדירה, מיסי העירייה, הוצאות החשמל הצפויות, תחזוקת המקום, הנהלת חשבונות, הוצאות הביטוח וכמובן את הוצאות השכר לעובדים. ההשקעה נראתה לו סבירה ביחס ליכולותיו והתגובות שקיבל מהסביבה היו חיוביות מאוד.
אותו יזם פנה אליי בכדי שאבנה עבורו תוכנית עסקית שתסייע לו לקבל מימון בנקאי. הצעתי לו כצעד מקדים ולפני שניכנס לגיבוש תוכנית עסקית מלאה לבצע בדיקה ראשונית בכדי לבחון את הפוטנציאל העסקי של המיזם ובכדי להבין אם המיזם הזה יכול "להחזיק מים" ואכן כך היה.
לצורך כך בנינו מודל סביר של ימי הפעילות ורמות העומס הצפויות, מהם גזרנו את מספר הלקוחות שצפויים להגיע בטווח שעות הפעילות ובכל אחד מימי השבוע ביחס למספר המושבים שניתן ונכון להכניס למקום. את הנתון לגבי סכום ההזמנה הממוצעת של לקוחות בברים מסוג זה וכן את שיעור ההוצאות המשתנות הממוצע (הוצאות המשקאות, המזון, הבלאי, עמלות האשראי וכדומה) הכרתי מפרויקטים אחרים אותם ביצעתי בעבר. כל שנותר לנו היה לחשב את תחזית ההכנסות במצב הטבע שבנינו וממנו לגזור את רמת ההוצאות המשתנות. הוספנו לתחשיב את כל מרכיבי ההוצאות הקבועות ואת סכום החזר ההלוואה שתידרש לצורך ההקמה.
החישוב הראה שהעסק רחוק מנקודת האיזון. זאת אומרת שבמתאר שתכננו, העסק צפוי היה לייצר הפסדים כבדים. כשניתחנו מצד שני את מספר מקומות הישיבה שיידרשו בפועל בכדי לאזן את ההוצאות עם ההכנסות ראינו כי המקום קטן מלהכיל והוא לא מתאים בשום אופן.
לסיכום, מה שנראה היה על פניו כמיזם עם סיכויי הצלחה גדולים, במקום עם ביקוש לברים מסוג זה ועם סביבה תומכת ומפרגנת היה מתגלה בסופו של דבר ככישלון מוחלט שהיה מביא על בעליו עוגמת נפש והפסדים של מאות אלפי שקלים. בדיקה מקדמית זו שעשינו חסכה מהיזם את עלות בניית תוכנית עסקית (שמהווה את החלק הזניח) ואת ההפסד הגדול אליו הוא היה נקלע.