לנהל עסק צריך לדעת. וככל שהעסק גדל כך רמת הקושי בניהול גדלה. המודעות לעובדה זו יכולה למנוע קשיים ואף כישלון עסקי.
ניתן להפריד את מערך הניהול לשני חלקים: החלק הראשון הוא הניהול המקצועי והוא אותו חלק שאחראי על תהליך היצור ואספקת המוצרים והשירותים, הניהול המקצועי של העובדים, ניהול המלאי ועל תפעול ותחזוקת מכונות היצור. החלק השני כולל בתוכו את כל המרכיבים שאמורים לתמוך בחלק הראשון קרי, ביצור ואספקת המוצרים והשירותים. החלק השני כולל את ניהול המשרד, ניהול השיווק והמכירות, ניהול השירות והתמיכה, ניהול משאבי אנוש, ניהול הכספים וכדומה.
בעסק זעיר הדברים פשוטים יחסית. היקף הפעולות מצומצם, יכולת השליטה על התהליכים קלה ואינה מחייבת ברוב המקרים מחשוב ותוכנות, את הכספים ניתן לנהל בקובץ אקסל פשוט ואפילו ידנית, הפעילות השיווקית מצומצמת והיא נסמכת על קשרים אישיים בדר"כ, והיא אינה מצריכה יכולות מקצועיות מיוחדות.
ואולם ככל שהעסק גדל, ואיתו מספר העובדים, מספר הלקוחות, מספר הספקים, כמות הפניות של לקוחות לקבלת שירות, גודל מלאי החלפים וחו"ג, מספר הטרנזקציות הכספיות, היקף האובליגו בבנק וכו' – כך גדלה מורכבות הניהול והיא מחייבת יותר ויותר ידע מקצועי ומשאבים ייעודיים.
אחד הנושאים המהותיים ביותר בניהול עסק הוא ניהול הכספים ולמרבית ההפתעה, דווקא מרכיב זה מוזנח ע"י בעלי עסקים קטנים ובינוניים רבים. הסיבה לכך נובעת מחוסר הבנה בסיסית בתחום ומאי הבנה של בעלי העסק את חשיבות העניין ואת הסיכונים הכרוכים בהעדר ניהול פיננסי מקצועי.
ישנם בעלי עסקים אשר נוטים לחשוב כי ניהול הכספים מסתכם בהוצאת חשבוניות ללקוחות, גביה והוצאת תשלומים לספקים. ובכן אלו הן פעולות טכניות בסיסיות שקשורות למערך ניהול הכספים אולם הן לחלוטין לא עומדות במרכז העניין. ניהול כספים תקין אמור לספק לבעל העסק הבנה לגבי המצב העסקי, לספק לו יכולת חיזוי לעתיד ולהתריע בפניו על מגמות שליליות בפעילות העסקית.
בעלי עסקים נוטים לתרגם את מצב החשבון בבנק כאינדיקטור מייצג לגבי מצב העסק. ובכן ברור שאינדיקטור זה לא מספק שום מידע בעל ערך בעניין רווחיות העסק והמצב בו הוא נמצא. עסק מרוויח יכול למצוא את עצמו בתקופות מסוימות עם צורכי מימון כבדים רק משום שלקוח משמעותי עיכב את התשלום או שהוא ביצע רכש משמעותי למלאי. מנגד יכול עסק שצובר הפסדים להיות בתקופות מסוימות עם יתרות חיוביות רק משום שהחליט לדחות תשלומים לספקים או שהצליח להקדים תקבולים מלקוחות. ברור שלאורך זמן תשתקף מגמת הרווחיות של העסק גם בחשבונות הבנק אולם בטווחי זמן קצרים לא ניתן להסיק ממצב היתרות בבנק דבר וחצי דבר לגבי רווחיות העסק, כאמור.
ניהול כספים תקין יאפשר לבעל העסק להיות מודע למצב הרווחיות של העסק, לנקודת האיזון אותה הוא חייב לחצות, לתחזית תזרים המזומנים במצבי טבע שונים, למצבת ההתחייבויות והיתרות הפיננסיות של העסק ועוד. הבנת כל אלו תאפשר לו לקבל החלטות שקשורות ביכולת ביצוע השקעות או רכישת ציוד, באפשרויות של העסק להתרחב ולקלוט עובדים, בהשפעה של מהלכים עסקיים על נקודת האיזון הצפויה, באפשרויות שלו להגדיל את שכרו וכן בצורכי המימון.
למותר לציין כי התנהלות מקצועית בענייני הכספים מוסיפה משקל רב בתמיכה של הבנק בעסק ובמוכנות שלו ללכת לקראתו. מנהל האשראי בבנק שיקבל מבעל העסק דוח תחזית תזרים מזומנים מפורט ומהימן יגרום לו להבין שהדברים בשליטה, שהעסק מנוהל באופן אחראי ושרמת הסיכון של העסק לפיכך, נמוכה יותר.