אחת ההגדרות של התייעלות היא ביצוע של משימות לצורך הגעה לתוצאות הנדרשות במינימום משאבים. התייעלות עסקית משמעה להגיע לתוצאות העסקיות (לרווחיות המיועדת) בתוך השקעת תמהיל המשאבים הנכון ביותר. לשאלה מה הוא התמהיל הנכון ביותר אין תשובה אחת. מגוון האפשרויות תלוי במידה מסוימת בגישה סובייקטיבית של בעלי העסק ובהעדפותיהם וכן באילוצים. משמעות הדבר היא כי להגיע לתוצאות הנדרשות אין דרך אחת אופטימלית, אלא מספר דרכים שלכל אחת מהן היתרונות והחסרונות שלה, ואולם מנגד, ישנן אינסוף דרכים לא יעילות להגיע לתוצאות אלו ומדרכים אלו צריך להיזהר שכן הן עושות שימוש מיותר או שגוי במשאבים והמשמעות היא פגיעה ישירה ברווחיות של העסק.
לצורך המחשה ניקח דוגמא פשוטה של קו יצור שמורכב משני שלבים. השלב הראשון מבוצע ע"י מכונה א', כל מחזור פעולה אורך 10 דקות ובאפשרותו לטפל ב- 100 מוצרים בו זמנית. לאחר סיום שלב א' עוברים המוצרים בתהליך למכונה ב', בה מחזור הפעילות אורך 20 דקות ובאפשרותה לטפל ב- 200 מוצרים בו זמנית. כל מכונה דורשת עובד יצור אחד שצמוד לתהליך כולו.
במקרה הזה, חוסר יעילות עשוי להיווצר כאשר קו היצור מעסיק עובד אחד בלבד שמייצר 100 מוצרים בכל מחזור (היות וזוהי המגבלה של מכונה א'). משך הזמן ליצור 100 מוצרים מקצה לקצה יהיה 30 דקות (10 דקות במכונה הראשונה ו- 20 דקות במכונה השניה) ולכן ביום עבודה של 9 שעות יוכל הקו לייצר 1,800 מוצרים. נניח עתה לצורך העניין שבקו היצור היו עובדים שני פועלי יצור, אחד לכל מכונה. במקרה כזה ניתן היה לקצר את מחזור היצור ל- 20 דקות ולייצר בכל מחזור 200 מוצרים, מה שהיה מאפשר לייצר 5,400 מוצרים ביום עבודה מלא. כמובן שתחשיב זה לא לוקח בחשבון את עלויות העובדים ואת שיקולי העלות תועלת ואולם, סביר היה להניח שבמקרה כזה היו 2 עובדי יצור מייצרים רווחיות גבוה הרבה יותר, שכן אם עובד אחד שמייצר 1,800 מוצרים מייצר רווחיות מסוימת, סביר להניח ששני עובדים ייצרו רווחיות דומה ביצור כפול קרי 3,600 מוצרים, ולכן קל וחומר שביצור של 5,400 מוצרים יהפוך קו היצור לרווחי ביותר.
ריבוי האפשרויות להתייעלות נובע ממגוון סוגי המשאבים שמעורבים בתהליך. ככל שמספר סוגי המשאבים רב יותר כך ייתכנו מגוון גדול יותר של דרכים להגיע לתוצאות דומות. ניתן תמיד לחשב ולאתר את הדרך האופטימלית למיקסום עלות/ תועלת ואולם דרך זו היא לאו דווקא תהיה הדרך הנבחרת בסופו של דבר, שכן משאבים שונים, גם אם הם יעילים יותר, מייצרים לעיתים קשיים ואתגרים שמסבכים את הפעילות. הדבר נכון בעיקר בכל הקשור לכוח אדם (ופחות למכונות, בהן ניתן למדוד ולחשב בדיוק את התוצרת).
לשאלה אם לכל עסק יש מקום להשתפר ולהתייעל יש תשובה אחת חד משמעית: כן. ולא זו בלבד אלא שתהליך ההתייעלות הוא תהליך מתמשך שלא מסתיים בפעם אחת, שכן עסק הוא דבר דינמי, הוא חי בתוך עולם דינמי שמשתנה כל הזמן, ספקים ותמחור חומרי הגלם, אופי הלקוחות והביקושים, התחרות והדינמיקה של המתחרים ועוד. כל שינוי בסביבה העסקית, בתוך העסק או מחוצה לו יכולים להשפיע על רמת היעילות שבה העסק מתפקד. אם לדוגמא אופי התחרות השתנה, ייתכן מאוד שהדבר ישפיע על ערוצי המכירות הרלוונטיים ואלו ישפיעו במישרין על אופי פעילות מערך המכירות, שכן אם מערך המכירות התבסס עד כה על סוכני שטח והשינויים בשוק מייתרים ערוץ זה לטובת ערוצים דיגיטליים, הרי שנדרש לשנות ואולי אף להחליף את המערך כולו באנשים בעלי מיומנות אחרת לגמרי. הצמדות לשיטה הקודמת שאולי הייתה מאוד יעילה בזמנו עלולה להביא את העסק לתפקד בחוסר יעילות.