כל עסק עלול להימצא בתקופות בהן חשבון הבנק עשוי להיכנס ליתרה שלילית. כמובן שנכון הדבר לגבי עסקים מפסידים והוא נכון בוודאי גם לגבי עסקים שנעים בטווח שבין הרווח וההפסד על ציר הזמן. אולם האם ייתכן שגם עסק שמייצר רווחיות עקבית יימצא בגירעון בחשבונות הבנק? ובכן התשובה היא חיובית.
מצב חשבון הבנק הוא נגזרת של התקבולים והתשלומים של העסק. מצב חשבון הבנק אינו משקף את רווחיות העסק, קרי את תוצאות הרווח והפסד. המשמעות היא שברוב המקרים, הרווחיות (וגם ההפסד) של עסק בחודש מסוים יבוא לידי ביטוי בתקופות ובחודשים שלאחר מכן. מצב שבו חשבון הבנק היה משקף במדויק את הרווח והפסד של העסק היה יכול להתקיים אך ורק כאשר התקבולים והתשלומים היו נעשים במועד התהוותן. כך לדוגמא – תקבולי מכירות היו מופקדים בבנק במועד המכירה של המוצרים, תשלום לספקים היה נעשה במזומן בכל יום ויום ביחס למכירות שבוצעו בפועל (בלי קשר לרשום בחשבוניות או למועדן), הוצאות קבועות כמו שכר דירה, מיסי עירייה, חשמל, שכירת רכבים, הוצאות דלק הנהלת חשבונות, החזרי הלוואות וכדומה היו משולמות בכל יום ויום באופן יחסי למספר הימים בחודש, משכורות היו משולמות ונפרעות על בסיס יומי וכך הלאה.
כמובן שהתנהלות כזו היא בלתי אפשרית לחלוטין וניכרת בה חוסר יעילות מוחלט. גם במצבים שהיא יכולה הייתה להיות אפשרית, היא הייתה מצריכה משאבי כח אדם יקרים לניהול ההתנהלות הזו.
במקום זה, דרך העבודה המקובלת והאפקטיבית בכל סוגי העסקים נגזרת ממדיניות האשראי. לקוחות משלמים על הסחורה אותה רכשו לפי תנאי אשראי שסוכמו עם העסק, ביחס למועד האספקה או הפקת החשבונית (במקרים רבים לקוחות לא עומדים בתנאים שסוכמו ומשלמים במועד מאוחר יותר. ישנם גם מצבים הפוכים שבהם לקוחות מקדימים תשלומים ביחס לסיכום. לשני אלו יש כמובן השפעה ישירה על תזרים המזומנים בבנק). התשלום לספקים מבוצע בדומה למצב עם הלקוחות לפי תנאי אשראי מסוכמים (שגם בהם לא תמיד עומדים העסקים) ביחס למועדי החשבוניות. תשלום משכורות מבוצע מספר ימים לאחר סיום חודש העבודה, תשלום לרשויות נעשה ב- 15 לחודש העוקב או לזה שאחריו במקרים מסוימים, תשלום לשכ"ד נעשה בדר"כ בכל חודש או בכל רבעון מראש וכך הלאה.
תמהיל זה של תקבולים ותשלומים שנגזר ממדיניות האשראי של כל אחד ואחד מהמרכיבים יוצר למעשה את תזרים המזומנים בפועל בחשבונות הבנק. מובן מאליו שבמצב כזה, ככל שאשראי התקבולים יהיה גדול יותר ביחס לאשראי התשלומים, הרי שהעסק יזדקק למסגרת אשראי גבוהה יותר לצורך מימון פעילותו. המשמעות היא שייתכן בהחלט מצב שבו העסק מרוויח לאורך זמן ואולם תמהיל אשראי התקבולים והתשלומים שלו מצריכים מסגרת אשראי גדולה ולעיתים גדולה מאוד ביחס למחזורי הכנסותיו. מצב הפוך יכול לקרות כאשר אשראי התקבולים קצר ביחס לאשראי התשלומים ואז ייתכן שבעסק מפסיד יהיה חשבון הבנק ביתרות חיוביות בתקופות מסוימות. כמובן שהמצב הזה לא יישמר לאורך זמן שהרי רווחיות עקבית תקזז בסופו של דבר את ההשפעה השלילית של מדיניות האשראי, כמו גם מצב שבו הפסד עקבי יקזז בסופו של דבר את אותה השפעה (אך בכיוון ההפוך).
דוגמאות לעסקים מהסוג הראשון בהם אשראי הלקוחות גדול בממוצע מאשראי הספקים הן רבות מאוד והן כוללות כמעט את כל ענפי המסחר העסקי, התעשייה והיצור. דוגמאות לעסקים בעלי תוחלת אשראי חיובית ניתן למצוא אצל ספקי שירותים (עורכי דין, רואי חשבון, מטפלים ומאמנים) וכן בעסקים קמעונאיים של מוצרים זולים יחסית כמו מסעדות, בהן הלקוח משלם מראש בעוד התשלום לספקים מבוצע הרבה יותר מאוחר.