כל פעילות עסקית מתורגמת בסופו של דבר לכסף. לזרם של תקבולים ולזרם של תשלומים ואלו, על ציר הזמן יוצרים את תזרים המזומנים. סקירת דפי הבנק מאפשרת לראות את תזרים המזומנים של העסק בעבר ואולם, החשיבות הגבוהה ביותר נמצאת דווקא ביכולת של העסק לחזות את תזרים המזומנים העתידי.
הסיבה לכך פשוטה. תזרים המזומנים חייב לעמוד במסגרות האשראי שקיבל העסק מהבנקים. אסור לו בשום אופן לחרוג מהן. חריגה ממסגרות אלו עלולה להעמיד אותו במצב מסוכן ועד לכדי בלתי הפיך כתוצאה מסירובו של הבנק לאפשר לו לחרוג. במקרה כזה עלול הבנק להחזיר לו תשלומים שביצע והמרחק מכאן ועד להגבלת פעילותו עלול להיות קצר מאוד. הגבלת החשבון תציב את העסק בפני אתגרים קשים ביותר מול ספקים שעלולים לבטל את מסגרות האשראי שלו מחשש שלא יעמוד בפירעון התחייבויותיו כלפיהם, מול לקוחות שיעדיפו שלא לרכוש ממנו מחשש שלא יוכל לספק את הסחורה אותה רכשו ממנו ומול עובדים שיחלו לחפש מקום עבודה אחר, מחשש לאיבוד מקום עבודתם ושכרם.
הדרך לצמצם את הסיכון הכרוך בחריגה ממסגרות האשראי בבנק היא לנהל תחזית תזרים מזומנים. תחזית תזרים המזומנים כשמה כן היא, היא אמורה לחזות את מצב חשבונות הבנק בכל יום ויום לעתיד לבוא. חיזוי תזרים המזומנים יאפשר לבעל העסק להיערך מבעוד מועד למצבים מעין אלו באמצעות הגדלת מאמצי גביית חובות לקוחות, דחיית תשלומים לספקים (בהסכמה ככל הניתן) או בקשה להגדלת מסגרות האשראי בבנק, וזאת עוד הרבה לפני שייקלע העסק לקושי תזרימי.
בניית תחזית תזרים המזומנים היא משימה הדורשת ידע ומיומנות ואולם היא אינה מסובכת בעיקרה במרבית המקרים. חריג לזה אלו עסקים שמבצעים מספר מצומצם של פרויקטים גדולים במיוחד בשנה ביחס להיקפי המכירות של העסק. היכולת לחזות את תזרים המזומנים בעסקים כאלו מורכבת הרבה יותר ולפיכך לא נדון בה במאמר זה. ואולם, במרבית העסקים שנהנים מריבוי עסקאות בכל חודש וחודש קל הרבה יותר לחזות את תזרים המזומנים ולנתח בצורה טובה למדיי את מצבי הטבע האפשריים.
להלן המרכיבים שצריכים לבוא לידי ביטוי בדוח חיזוי תזרים מזומנים, כל אחד ואחד מהם לפי המועד הקבוע או הצפוי. במקרים של אי בהירות לגבי מועד הפירעון (כמו עם חשבוניות לקוחות) נכון לנקוט בגישה שמרנית, קרי להניח את המועד המאוחר יותר:
- הוראות קבע ופעולות קבועות כגון שכר עובדים, תשלומי רשויות, שכר דירה, הוצאות חשמל, מים, תקשורת, הנהלת חשבונות, ריבית, החזרי הלוואות וכדומה.
- המחאות מלקוחות (תקבולים) והמחאות לספקים (תשלומים) שטרם נפרעו.
- חשבונות וחשבוניות (של לקוחות ושל ספקים) שטרם נפרעו.
- הזמנות שהתקבלו ואשר טרם יצאה בגינן חשבונית ללקוח. ראוי לציין בהקשר זה כי לצד ההכנסות הצפויות בגין הזמנות אלו יש להתחשב גם בהוצאות לספקים וקבלני משנה שצפויות להיגזר מהן. עיקר תשומת הלב יש לשים להזמנות אשר בגינן יצאו ו/או התקבלו חשבוניות חלקיות.
- תחזית הכנסות עתידיות (שטרם התקבלו). מרכיב זה הינו הקשה יותר לחיזוי ואולם מודלים סטטיסטיים יכולים לנבא את הפעילות העתידית מתוך ניתוח מעמיק של פעילות העבר, ובהתייחס להשפעות חיצוניות כגון חגים, עונתיות וכדומה.
כל אלו מהווים את חומר הגלם להכנת דוח תחזית תזרים המזומנים ואולם על מנת להפיק את הדוח בפועל נדרשת תוכנה מתאימה. בשוק קיימות תוכנות שונות ומגוונות, לכל אחת מהן היתרונות והחסרונות שלה, אותם ניתן לבחון על מנת לבחור את המתאימה ביותר. כמובן שניתן להשתמש בקובץ אקסל לצורך זה ואולם שימוש באקסל יצריך מומחה לבניית תשתית הדוח והזנה מבוקרת וזהירה.